📚 Guide Utilisateur

Brights Futures School – Système de Gestion du Primaire

Sous-système francophone  |  Version 1.0  |  August 2026

Ce guide couvre tous les modules, rôles, flux de travail et procédures de dépannage
pour l'application web de Brights Futures School.

Brights Futures School – Guide Utilisateur

1. Aperçu

Le Système de Gestion Brights Futures School est une application web qui centralise les opérations scolaires du niveau primaire. Il offre un accès basé sur les rôles afin que chaque utilisateur ne voie et ne gère que les fonctionnalités correspondant à sa responsabilité.

Modules de l'application

  • Utilisateurs – Gérer les comptes et les attributions de rôles.
  • Enseignants – Maintenir le répertoire et les profils des enseignants.
  • Matières – Définir et gérer les matières du programme.
  • Salles & Attributions – Gérer les salles de classe et les affecter aux classes.
  • Emploi du temps – Construire et versionner les emplois du temps.
  • Paie des enseignants – Enregistrer les leçons, les valider et générer les paiements mensuels.
  • Tableau de bord enseignant – Vue hebdomadaire personnelle pour les enseignants.
  • Évaluations des talents des élèves – Évaluations hebdomadaires académiques, comportementales et sociales transmises aux parents.
  • Journal d'audit – Consulter l'historique des connexions et les événements de sécurité.
Deux sous-systèmes L'application possède un sous-système anglophone et un sous-système francophone. Chacun fonctionne indépendamment avec ses propres données et accès. Ce guide couvre le sous-système francophone.

2. Prise en main

Connexion

  1. Ouvrez l'URL de l'application dans votre navigateur.
  2. Vous serez automatiquement redirigé vers la page de Connexion.
  3. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
  4. Cliquez sur Connexion.
  5. Les administrateurs et directeurs sont redirigés vers la liste des Utilisateurs. Les enseignants sont redirigés vers leur Tableau de bord.
Trop de tentatives échouées Après plusieurs mots de passe incorrects, le système applique une limitation de débit. Attendez quelques minutes avant de réessayer.

La barre de navigation supérieure contient des menus déroulants regroupés par module. Chaque menu est visible uniquement pour les rôles qui y ont accès. Survolez ou cliquez sur un menu pour le développer.

  • Utilisateurs – visible aux Administrateurs uniquement.
  • Matières, Salles, Emploi du temps – visible aux Administrateurs et Directeurs ; les Enseignants peuvent consulter.
  • Paie – visible à tous les rôles authentifiés.
  • Enseignants, Talents – visible aux Administrateurs, Directeurs et Enseignants.
  • Tableau de bord – visible aux Enseignants, Directeurs et Administrateurs.
  • Compte – Connexion, Mon profil, Déconnexion.

Mot de passe oublié / Réinitialisation

  1. Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?
  2. Saisissez votre adresse e-mail enregistrée et validez.
  3. Consultez votre e-mail pour un lien de réinitialisation (valable un temps limité).
  4. Cliquez sur le lien, saisissez votre nouveau mot de passe (minimum 8 caractères), confirmez-le et enregistrez.
  5. Connectez-vous avec le nouveau mot de passe.

3. Rôles & Permissions

Chaque utilisateur se voit attribuer un ou plusieurs rôles. Les permissions sont vérifiées dans la navigation et côté serveur.

Administrateur ADMINISTRATOR

  • Accès complet à tous les modules.
  • Créer, modifier et supprimer les utilisateurs, enseignants, matières, salles et attributions.
  • Gérer l'éditeur d'emploi du temps.
  • Valider les leçons et gérer la paie.
  • Consulter le journal d'audit.

Directeur PRINCIPAL

  • Gérer les enseignants, matières, salles et attributions de salles.
  • Accès complet à l'éditeur d'emploi du temps.
  • Consulter le module de paie (sans actions financières).
  • Accéder aux évaluations des talents et les effectuer.
  • Consulter le tableau de bord enseignant.

Enseignant TEACHER

  • Consulter les matières, salles et emploi du temps (lecture seule pour les classes assignées).
  • Soumettre des enregistrements de leçons dispensées dans le module de paie.
  • Consulter son historique de leçons et le statut de paiement.
  • Accéder à son tableau de bord hebdomadaire personnel.
  • Effectuer et partager les évaluations des talents des élèves pour ses classes.
Important Le compte de connexion d'un enseignant doit être lié à son profil enseignant. Sans ce lien, l'enregistrement des leçons est impossible.

Comptable ACCOUNTANT

  • Accéder au module de paie.
  • Approuver ou rejeter les enregistrements de leçons soumis.
  • Générer les lots de paiements mensuels.
  • Marquer les lots de paiements comme payés et les clôturer.

Tableau récapitulatif des permissions

Module / Action Admin Directeur Enseignant Comptable
Gérer les utilisateurs✔✘✘✘
Gérer les enseignants✔✔✘✘
Gérer les matières✔✔✘✘
Consulter les matières✔✔✔✘
Gérer salles & attributions✔✔✘✘
Emploi du temps (édition)✔✔✘✘
Emploi du temps (consultation)✔✔✔✘
Soumettre des leçons✘✘✔✘
Valider / Générer la paie✔✘✘✔
Consulter la paie✔✔✔✔
Évaluations talents élèves✔✔✔✘
Tableau de bord enseignant✔✔✔✘
Journal d'audit✔✘✘✘

4. Module Utilisateurs

Accès via le menu Utilisateurs → Tous les utilisateurs. Disponible pour ADMINISTRATOR uniquement.

Consulter les utilisateurs

La liste affiche tous les comptes avec leur nom, e-mail, rôles, statut et profil enseignant lié (le cas échéant).

Créer un utilisateur

  1. Cliquez sur Utilisateurs → Ajouter un utilisateur.
  2. Renseignez le Nom complet, l'E-mail, le Téléphone et le Mot de passe.
  3. Sélectionnez un ou plusieurs Rôles.
  4. Si le rôle TEACHER est sélectionné, choisissez le Profil enseignant correspondant dans le menu déroulant.
  5. Laissez Actif sur Oui.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
Profil enseignant obligatoire Enregistrer un utilisateur avec le rôle TEACHER sans profil enseignant lié sera refusé. Liez toujours le bon profil avant d'enregistrer.

Modifier un utilisateur

Cliquez sur Modifier dans la ligne de l'utilisateur pour mettre à jour son nom, e-mail, téléphone, mot de passe (laisser vide pour conserver l'actuel), rôles, lien enseignant ou statut actif.

Désactiver un utilisateur

Dans le formulaire de modification, passez Actif à Non. Le compte sera bloqué mais les données seront conservées.

Supprimer un utilisateur

Cliquez sur Supprimer dans la ligne de l'utilisateur et confirmez. Cette action est définitive.

5. Module Enseignants

Accès via le menu Enseignants. Disponible pour ADMINISTRATOR et PRINCIPAL.

Le module Enseignants gère l'annuaire des profils du personnel enseignant, indépendamment des comptes de connexion.

Consulter les enseignants

La liste affiche tous les enseignants actifs et inactifs avec leur nom, coordonnées et statut d'affectation.

Ajouter un enseignant

  1. Cliquez sur Enseignants → Ajouter un enseignant.
  2. Saisissez le nom complet, les coordonnées et les autres champs du profil.
  3. Enregistrez le profil.
  4. Ensuite, allez dans Utilisateurs → Ajouter un utilisateur pour créer le compte de connexion et le lier à ce profil.

Modifier un enseignant

Cliquez sur Modifier pour mettre à jour n'importe quel champ du profil.

Désactiver un enseignant

Utilisez l'action Désactiver pour marquer un enseignant comme inactif. Ses données historiques sont conservées.

6. Module Matières

Accès via le menu Matières. La consultation est accessible à tous les utilisateurs authentifiés. La gestion nécessite ADMINISTRATOR ou PRINCIPAL.

Consulter et filtrer les matières

Utilisez la barre de recherche et les filtres pour trouver des matières par :

  • Mot-clé – code ou nom de la matière.
  • Département – département académique.
  • Sous-système – Anglophone, Francophone ou Les deux.
  • Obligatoire – matière obligatoire ou optionnelle.

Ajouter une matière

  1. Cliquez sur Matières → Ajouter une matière.
  2. Saisissez le Code matière (unique), le Nom et le Département.
  3. Définissez le Coefficient par défaut.
  4. Sélectionnez le statut Obligatoire et le Sous-système.
  5. Enregistrez.

7. Salles & Attributions de salles

Accès via le menu Salles. La gestion nécessite ADMINISTRATOR ou PRINCIPAL.

Gérer les salles

Chaque salle possède un code unique, un bâtiment, une capacité et un type (salle de classe, laboratoire, sport, etc.).

  1. Allez dans Salles → Toutes les salles pour voir la liste.
  2. Cliquez sur Ajouter une salle.
  3. Renseignez le Code salle, le Bâtiment, la Capacité et le Type de salle.
  4. Laissez Actif sur Oui et enregistrez.
Codes dupliqués Les codes de salle doivent être uniques. Une erreur s'affiche si vous tentez d'enregistrer un code déjà existant.

Attributions de salles

Une attribution de salle lie une salle à une classe pour une année académique donnée. Elle est utilisée par l'éditeur d'emploi du temps.

  1. Allez dans Salles → Attributions de salles.
  2. Cliquez sur Attribuer une salle.
  3. Sélectionnez l'Année académique, la Classe et la Salle.
  4. Enregistrez l'attribution.

8. Éditeur d'emploi du temps

Accès via Emploi du temps → Emploi du temps. L'édition complète nécessite ADMINISTRATOR ou PRINCIPAL. Les enseignants peuvent consulter l'emploi du temps de leurs classes.

Sélection du contexte

Avant de consulter ou modifier, choisissez :

  1. Année académique – l'année en cours est sélectionnée par défaut.
  2. Trimestre – sélectionnez le trimestre scolaire.
  3. Version – les versions permettent de conserver des brouillons.
  4. Classe – la classe dont vous souhaitez consulter ou modifier l'emploi du temps.

Créer une version d'emploi du temps

  1. Sélectionnez l'Année académique et le Trimestre.
  2. Saisissez un Nom de version dans le formulaire "Créer une nouvelle version".
  3. Cliquez sur Créer la version.

Remplir une cellule

  1. Sélectionnez la version et la classe.
  2. Dans la grille de l'emploi du temps, cliquez sur une cellule vide (jour × période).
  3. Un formulaire s'affiche. Sélectionnez la Matière et l'Enseignant.
  4. Cliquez sur Enregistrer la cellule.

Effacer une cellule

Cliquez sur Effacer sur une cellule remplie pour supprimer le cours de ce créneau.

Imprimer l'emploi du temps

Sur la vue de l'emploi du temps, cliquez sur Imprimer l'emploi du temps. Une version adaptée à l'impression s'ouvre. Utilisez la fonction d'impression du navigateur pour enregistrer en PDF.

9. Paie des enseignants

Accès via Paie → Paie des enseignants. Tous les rôles peuvent consulter le module ; les actions diffèrent selon le rôle.

Règles de gestion

  • Les enseignants sont payés 1 100 XAF par heure de leçons dispensées.
  • Chaque leçon dispensée doit être enregistrée individuellement.
  • Les enregistrements suivent un processus d'approbation avant de générer les paiements.
  • Un lot de paiement clôturé (payé) ne peut pas être rouvert.
Montant brut = Heures approuvées × 1 100 XAF

Enseignant : Enregistrer une leçon dispensée

Rôle : TEACHER

  1. Ouvrez Paie. Sélectionnez le mois si nécessaire.
  2. Dans le formulaire Enregistrer une leçon dispensée, saisissez :
    • Date – la date à laquelle la leçon a été dispensée.
    • Classe – la classe concernée.
    • Durée (heures) – ex. 1,00 ou 1,50.
    • Résumé de la leçon – brève description de ce qui a été enseigné.
  3. Cliquez sur Soumettre l'enregistrement de la leçon.

La leçon est enregistrée avec le statut En attente et attend la validation du comptable.

Comptable : Valider les enregistrements de leçons

Rôles : ACCOUNTANT ADMINISTRATOR

  1. Ouvrez Paie et sélectionnez le mois.
  2. Consultez le tableau En attente de validation.
  3. Pour chaque enregistrement, cliquez sur Approuver ou Rejeter.
  4. Ajoutez éventuellement une Note de validation.
  5. Enregistrez la décision.

Les leçons approuvées deviennent éligibles au calcul de paiement. Les leçons rejetées sont exclues.

Générer les paiements mensuels

Rôles : ACCOUNTANT ADMINISTRATOR

  1. Ouvrez Paie et sélectionnez le mois cible.
  2. Cliquez sur Générer / Actualiser les paiements du mois.
  3. Le système regroupe toutes les leçons approuvées non payées par enseignant et calcule les totaux.
  4. Les lots de paiements sont créés avec le statut Ouvert.

Marquer un paiement comme payé

Après avoir effectivement payé l'enseignant :

  1. Trouvez le lot de paiement dans Paiements mensuels des enseignants.
  2. Saisissez la Date de paiement.
  3. Ajoutez éventuellement une note.
  4. Cliquez sur Marquer comme payé.

Le statut du lot passe à Payé et est clôturé.

10. Tableau de bord enseignant

Accès via Tableau de bord → Mon tableau de bord hebdomadaire. Disponible pour TEACHER, PRINCIPAL et ADMINISTRATOR.

Le tableau de bord offre une vue hebdomadaire personnalisée de l'activité de l'enseignant, notamment :

  • Résumé des leçons soumises pour la semaine en cours.
  • Statut d'approbation des enregistrements récents.
  • Accès rapide au module de paie.

11. Évaluations des talents des élèves

Accès via Talents → Évaluations hebdomadaires des talents. Disponible pour ADMINISTRATOR, PRINCIPAL et TEACHER.

Les enseignants évaluent les élèves chaque semaine selon trois dimensions :

  • Académique – Mathématiques, Lecture/Expression écrite, Sciences, Études sociales, Art, Musique, Éducation physique.
  • Comportemental – Rapidité d'apprentissage, questionnement, mémoire, créativité, autonomie, leadership, concentration, recherche du défi.
  • Social – Empathie, coopération, communication, résolution de conflits, confiance en soi, adaptabilité.

Effectuer une évaluation

  1. Sélectionnez la Classe et la Semaine (date du vendredi).
  2. La liste des élèves de cette classe s'affiche.
  3. Cliquez sur Évaluer à côté d'un élève.
  4. Notez chaque dimension et ajoutez des commentaires.
  5. Rédigez un Plan d'action / Recommandation (obligatoire).
  6. Enregistrez l'évaluation.

Partager l'évaluation avec les parents

  1. Après l'enregistrement, cliquez sur Envoyer les liens pour cette évaluation.
  2. Le système génère un lien sécurisé limité dans le temps (valable 14 jours).
  3. Les liens sont envoyés via les canaux de contact disponibles (e-mail / WhatsApp).
  4. Les parents peuvent consulter l'évaluation via le lien public — sans connexion requise.
Contact parent obligatoire Les liens ne peuvent être générés que si l'élève a un e-mail ou un numéro WhatsApp parental enregistré.

Formulaire imprimable & guide de l'enseignant

Un formulaire d'évaluation imprimable est disponible pour les enseignants qui préfèrent consigner leurs observations sur papier avant de les saisir en ligne. Il reprend le formulaire en ligne (les 21 dimensions, les commentaires et le plan d'action) et peut être imprimé ou enregistré en PDF.

  • Formulaire imprimable : via le menu Guide utilisateur → Formulaire imprimable (PDF), ou le bouton « Formulaire imprimable (PDF) » de la page Évaluations des talents.
  • Guide de l'enseignant : le guide complet explique l'échelle de notation, chaque dimension, et comment rédiger de bons commentaires et plans d'action. Ouvrez-le via Guide utilisateur → Guide d'évaluation des talents.

12. Journal d'audit des connexions

Accès via Utilisateurs → Journal d'audit. Disponible pour ADMINISTRATOR uniquement.

Le journal enregistre tous les événements d'authentification : connexions réussies, tentatives échouées et déconnexions, avec horodatages et adresses IP. Utilisez-le pour :

  • Surveiller les activités de connexion suspectes.
  • Vérifier qu'un utilisateur spécifique a accédé au système.
  • Enquêter sur des incidents de sécurité.

13. Référence des statuts

Statut des enregistrements de leçons

StatutSignification
En attenteSoumis par l'enseignant ; en attente de validation du comptable.
ApprouvéAccepté par le comptable ; éligible au calcul de paiement.
RejetéNon accepté ; l'enseignant devra peut-être soumettre un enregistrement corrigé.

Statut des lots de paiements

StatutSignification
OuvertLot de paiement généré mais pas encore versé.
PayéPaiement confirmé et lot clôturé.

14. Bonnes pratiques

  • Liez toujours le compte de connexion d'un enseignant au bon profil enseignant lors de la création du compte.
  • Modifiez les mots de passe temporaires dès la première connexion.
  • Validez les enregistrements de leçons en attente régulièrement — n'attendez pas la fin du mois.
  • Rejetez les résumés de leçons peu clairs et demandez à l'enseignant de resoumettre avec plus de détails.
  • Ne marquez pas un lot de paiement comme payé avant de confirmer le virement bancaire ou le paiement en espèces.
  • Créez une nouvelle version d'emploi du temps pour chaque trimestre ; ne remplacez pas l'emploi du temps du trimestre précédent.
  • Affectez une salle à chaque classe avant de construire l'emploi du temps.
  • Désactivez les profils enseignants plutôt que de les supprimer afin de préserver les données historiques.

15. Dépannage

Un enseignant ne peut pas soumettre de leçons

  • Le compte n'a pas le rôle TEACHER → modifiez l'utilisateur et attribuez le rôle.
  • Le compte n'est pas lié à un profil enseignant → modifiez l'utilisateur et choisissez le bon Profil enseignant.
  • Le compte utilisateur est inactif → modifiez l'utilisateur et passez Actif à Oui.

Le comptable ne peut pas valider ou générer les paiements

  • Le compte n'a pas le rôle ACCOUNTANT → vérifiez les rôles dans le module Utilisateurs.
  • Il n'y a pas de leçons en attente pour le mois sélectionné → vérifiez que les enseignants ont soumis leurs enregistrements.

Connexion bloquée (limite de débit)

Trop de tentatives échouées ont déclenché la limite de débit. Attendez quelques minutes, puis réessayez avec les bonnes informations d'identification.

Impossible d'enregistrer une cellule d'emploi du temps

  • Aucune année académique, trimestre ou version n'est sélectionné.
  • Aucune classe n'est sélectionnée.
  • Les champs Matière ou Enseignant sont vides.
  • L'utilisateur n'a pas les droits de modification pour la classe sélectionnée (les enseignants ne peuvent modifier que leurs classes assignées).

Impossible de générer le lien parent

  • Aucun e-mail ou contact WhatsApp parental n'est enregistré pour l'élève.
  • Mettez à jour les coordonnées de l'élève avant d'envoyer les liens.

Erreur "base de données indisponible" à la connexion

Le serveur de base de données est momentanément occupé. Attendez un moment et réessayez. Si le problème persiste, contactez votre administrateur système.

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